Awal yang baik akan memudahkan langkah di hari-hari berikutnya dalam memimpin sebuah lembaga dakwah. Setiap awalan akan menentukan keberhasilan atau kegagalan sebuah kepengurusan selanjutnya, bagi seorang pemimpin ia akan ditunggu arahan serta kebijakannya oleh kawan-kawannya. Sedangkan yang dipimpin tentu juga bergairah menunggu kebrakan dan inovasi apa yang akan dilakukan oleh seorang pemimpin pada periode baru ini. Memang awal dari sebuah perjalanan menjadi sebuah sensasi tersendiri, akan tetapi jangan sampai pula kita menghabiskan terlalu banyak energi di awal kepengurusan, sehingga energi kita bisa habis meski kepengurusan belum selesai.
Saya akan mencoba memberikan beberapa langkah atau prosedur lebih tepatnya, apa yang harus dilakukan di awal kepengurusan. Saya akan memberikan paradigma saya sebagai ketua lembaga dakwah di tingkat kampus, sehingga langkah ini bisa dijalankan dengan pemimpin sebagai subjek utama. Sedangkan yang dipimpin dapat mendukung kebijakan yang ada. Saya menganalogikan prosedur ini dengan take-off sebuah pesawat. Ahli penerbangan berkata bahwa fase take-off adalah fase terpenting, setelah di udara semua kendali pesawat bisa dijalankan secara otomatis. Begitu pula awal kepengurusan yang menurut hemat saya seperti fasa take-off yang sangat penting, jika fasa awal ini sudah lewat, maka selanjutnya akan lebih mudah untuk dikendalikan.
Saya menamakan fase ini dengan 7 hari membangun lembaga dakwah.
Menbangun Tim Inti ( hari 1 )
Kita semua berkelompok dalam menjalankan tugas dakwah ini, membangun tim inti yang kuat adalah langkah awal, tim ini akan jadi sel terkecil dalam organisasi Anda, dan akan menjadi tumpuan terakhir bagi lembaga dakwah Anda. Usahakan tim ini mempunyai kapasitas yang kuat, minimal sekelas dengan Anda, jika bisa lebih baik kapasitasnya akan membuat tim juga akan lebih produktif. Membangun tim diawali dengan menyampaikan visi masing-masing tentang lembaga dakwah yang Anda pimpin. Ungkapkan semua cita-cita, perubahan, revolusi, dan inovasi apa yang akan dilakukan. Gambarkan secara lisan, bayangan Anda tentang kondisi kampus setelah kepengurusan selesai. Berikan kesempatan untuk mengkhayalkan pikiran besar ini. Komposisi tim inti juga perlu disesuaikan, di GAMAIS, tim inti kami sebanyak 5 orang, dengan perbandingan 3 pria dan 2 perempuan.
Membangun Tim Utama ( hari 2 )
Organisasi dakwah tidak hanya bisa dijalankan dengan 5 orang saja tentunya, maka perlu adanya tim Utama yang kemudian akan diposisikan sebagai Badan Pengurus Harian di lembaga dakwah Anda. Mekanisme yang perlu dilakukan adalah ( lagi-lagi ) mengungkapkan visi besar masing-masing anggota tim utama. Berikan kesempatan kepada mereka untuk mengungkapkan cita-cita sesuai dengan bidang spesifikasi mereka. Termasuk hal terpenting adalah menyampaikan cita-cita besar Anda sebagai pemimpin, agar “suhu” dari setiap anggota tim utama sama. Setelah itu mulai lah dengan perkenalan secara mendalam, ketahui sifatnya, kebiasaannya, latar belakangnya, asalnya, ukuran sepatunya, makanan kesuakaannya, apa yang menjadi keahliannya dan ketidaksukaannya. Memahami satu sama lain diantara tim utama adalah bekal yang sangat baik untuk membangun nuansa kekeluargaan.
Membangun Paradigma Besar Organisasi ( hari 3 )
Disini kita perlu merumuskan gambaran besar organisasi yang akan dibangun, apa saja cita-cita nya, gambaran visi, dan lain-lain. Jika pada sebelumnya berupa pengungkapan keinginan, pada langkah ini kita coba mensepakati cita-cita bersama dari lembaga dakwah. Berikan kesempatan bagi seluruh anggota untuk menyampaikan cita-cita nya. Untuk memudahkan algoritma berpikir, coba partisi pembahasan dalam berbagai sesi sesuai dengan sektor pengembangan lembaga dakwah, yakni; sektor internal ( kaderisasi, mentoring, kekeluargaan ), sektor jaringan, sektor syiar dan pelayanan kampus, sektor Annisaa, sektor dana, sektor kesekretariatan, dan sektor akademik dan profesi. Output terpenting dari langkah ini adalah menentukan strukutur organisasi yang dibutuhkan, departemen atau divisi yang akan dibentuk.
Bagi bagi kue ( baca : positioning kadept dan korwat untuk disetiap departemen ) ( hari 4 )
Menentukan siapa saja yang akan ditempatkan di suatu departemen untuk menjadi kepala departemen dan koordinator akhwat. Untuk menentukan posisi setiap anggota kita harus mempertimbangkan beberapa hal,antara lain ;
1. Track record, pengalaman beliau selama di Lembaga dakwah
2. Potensi dan minat yang dimiliki
3. Keseuaian sifat antara kadept dan korwat.
Proses ini bisa dengan musyawarah dan ditambah dengan fit and proper test untuk meyakinkan Anda sebagai pemimpin.
Open Rekruitment staff departemen ( hari 5 )
Setelah badan pengurus harian ( BPH ) terbentuk barulah kita mulai membuka open rekruitment untuk staff departemen. Open rekruitment dimulai dengan presentasi setiap departemen tentang bidangnya. Setelah itu barulah calon staff memilih ia ingin mana. Untuk membuat efektifitas organisasi kita bisa membuat proses seleksi, berupa wawancara antara calon staff dengan kadept atau korwat. Terkait manajemen lainnya, bisa digunakan sistem kuota organisasi, di lembaga dakwah kami, diterapkan kuota jumlah staff untuk efektifitas. Kami membuat komposisi ideal di setiap departemen, sebutlah tim kaderisasi membutuhkan 4 ikhwan dan 3 akhwat, tim dana membutuhkan 8 ikhwan dan 6 akhwat, begitu seterusnya. Untuk calon staff yang tidak masuk dalam departemen yang dipilihnya langsung diamanahkan di lembaga dakwah di tingkat fakultas dan program studi.
Musyawarah Kerja ( hari 6 )
Rapat kerja untuk menentukan arahan dakwah selama satu periode, dimulai dari visi, misi, tujuan sasaran, parameter keberhasilan, strategi dan program kerja serta anggaran. Mekanismenya tidak begitu diatur, utamakan efektifitas rapat dan libatkan sebanyak-banyak kader dalam pembahasan agar terbentuk rasa keberpemilikan terhadap rencana dakwah yang ada. Biasanya proses penyusunannya di bagi dalam 3 sesi. Sesi pertama membahas hal yang umum yang bersifat global keorganisasian. Sesi dua di partisi sesuai masing-masing bidang. Selanjutnya sesi tiga adalah review ulang semua hasil yang telah ada.
Family Day ( hari 7 )
Setelah berpikir dengan keras selama satu pekan, alangkah baiknya kita sedikit istirahat dan menguatkan tali kekeluargaan diantara kader. Bentuk family day bisa berupa olahraga bareng, perlombaan, makan bersama, atau jalan-jalan. Apapun itu yang terpenting semua kader merasakan kebahagiaan, sekalian untuk refresing untuk menyongsong satu periode mendatang. Setelah hari ketujuh ini selesai, Insya Allah Anda dan lembaga dakwah sudah lepas landas dan siap untuk menjalankan agenda dakwah yang ada.
Saya akan mencoba memberikan beberapa langkah atau prosedur lebih tepatnya, apa yang harus dilakukan di awal kepengurusan. Saya akan memberikan paradigma saya sebagai ketua lembaga dakwah di tingkat kampus, sehingga langkah ini bisa dijalankan dengan pemimpin sebagai subjek utama. Sedangkan yang dipimpin dapat mendukung kebijakan yang ada. Saya menganalogikan prosedur ini dengan take-off sebuah pesawat. Ahli penerbangan berkata bahwa fase take-off adalah fase terpenting, setelah di udara semua kendali pesawat bisa dijalankan secara otomatis. Begitu pula awal kepengurusan yang menurut hemat saya seperti fasa take-off yang sangat penting, jika fasa awal ini sudah lewat, maka selanjutnya akan lebih mudah untuk dikendalikan.
Saya menamakan fase ini dengan 7 hari membangun lembaga dakwah.
Menbangun Tim Inti ( hari 1 )
Kita semua berkelompok dalam menjalankan tugas dakwah ini, membangun tim inti yang kuat adalah langkah awal, tim ini akan jadi sel terkecil dalam organisasi Anda, dan akan menjadi tumpuan terakhir bagi lembaga dakwah Anda. Usahakan tim ini mempunyai kapasitas yang kuat, minimal sekelas dengan Anda, jika bisa lebih baik kapasitasnya akan membuat tim juga akan lebih produktif. Membangun tim diawali dengan menyampaikan visi masing-masing tentang lembaga dakwah yang Anda pimpin. Ungkapkan semua cita-cita, perubahan, revolusi, dan inovasi apa yang akan dilakukan. Gambarkan secara lisan, bayangan Anda tentang kondisi kampus setelah kepengurusan selesai. Berikan kesempatan untuk mengkhayalkan pikiran besar ini. Komposisi tim inti juga perlu disesuaikan, di GAMAIS, tim inti kami sebanyak 5 orang, dengan perbandingan 3 pria dan 2 perempuan.
Membangun Tim Utama ( hari 2 )
Organisasi dakwah tidak hanya bisa dijalankan dengan 5 orang saja tentunya, maka perlu adanya tim Utama yang kemudian akan diposisikan sebagai Badan Pengurus Harian di lembaga dakwah Anda. Mekanisme yang perlu dilakukan adalah ( lagi-lagi ) mengungkapkan visi besar masing-masing anggota tim utama. Berikan kesempatan kepada mereka untuk mengungkapkan cita-cita sesuai dengan bidang spesifikasi mereka. Termasuk hal terpenting adalah menyampaikan cita-cita besar Anda sebagai pemimpin, agar “suhu” dari setiap anggota tim utama sama. Setelah itu mulai lah dengan perkenalan secara mendalam, ketahui sifatnya, kebiasaannya, latar belakangnya, asalnya, ukuran sepatunya, makanan kesuakaannya, apa yang menjadi keahliannya dan ketidaksukaannya. Memahami satu sama lain diantara tim utama adalah bekal yang sangat baik untuk membangun nuansa kekeluargaan.
Membangun Paradigma Besar Organisasi ( hari 3 )
Disini kita perlu merumuskan gambaran besar organisasi yang akan dibangun, apa saja cita-cita nya, gambaran visi, dan lain-lain. Jika pada sebelumnya berupa pengungkapan keinginan, pada langkah ini kita coba mensepakati cita-cita bersama dari lembaga dakwah. Berikan kesempatan bagi seluruh anggota untuk menyampaikan cita-cita nya. Untuk memudahkan algoritma berpikir, coba partisi pembahasan dalam berbagai sesi sesuai dengan sektor pengembangan lembaga dakwah, yakni; sektor internal ( kaderisasi, mentoring, kekeluargaan ), sektor jaringan, sektor syiar dan pelayanan kampus, sektor Annisaa, sektor dana, sektor kesekretariatan, dan sektor akademik dan profesi. Output terpenting dari langkah ini adalah menentukan strukutur organisasi yang dibutuhkan, departemen atau divisi yang akan dibentuk.
Bagi bagi kue ( baca : positioning kadept dan korwat untuk disetiap departemen ) ( hari 4 )
Menentukan siapa saja yang akan ditempatkan di suatu departemen untuk menjadi kepala departemen dan koordinator akhwat. Untuk menentukan posisi setiap anggota kita harus mempertimbangkan beberapa hal,antara lain ;
1. Track record, pengalaman beliau selama di Lembaga dakwah
2. Potensi dan minat yang dimiliki
3. Keseuaian sifat antara kadept dan korwat.
Proses ini bisa dengan musyawarah dan ditambah dengan fit and proper test untuk meyakinkan Anda sebagai pemimpin.
Open Rekruitment staff departemen ( hari 5 )
Setelah badan pengurus harian ( BPH ) terbentuk barulah kita mulai membuka open rekruitment untuk staff departemen. Open rekruitment dimulai dengan presentasi setiap departemen tentang bidangnya. Setelah itu barulah calon staff memilih ia ingin mana. Untuk membuat efektifitas organisasi kita bisa membuat proses seleksi, berupa wawancara antara calon staff dengan kadept atau korwat. Terkait manajemen lainnya, bisa digunakan sistem kuota organisasi, di lembaga dakwah kami, diterapkan kuota jumlah staff untuk efektifitas. Kami membuat komposisi ideal di setiap departemen, sebutlah tim kaderisasi membutuhkan 4 ikhwan dan 3 akhwat, tim dana membutuhkan 8 ikhwan dan 6 akhwat, begitu seterusnya. Untuk calon staff yang tidak masuk dalam departemen yang dipilihnya langsung diamanahkan di lembaga dakwah di tingkat fakultas dan program studi.
Musyawarah Kerja ( hari 6 )
Rapat kerja untuk menentukan arahan dakwah selama satu periode, dimulai dari visi, misi, tujuan sasaran, parameter keberhasilan, strategi dan program kerja serta anggaran. Mekanismenya tidak begitu diatur, utamakan efektifitas rapat dan libatkan sebanyak-banyak kader dalam pembahasan agar terbentuk rasa keberpemilikan terhadap rencana dakwah yang ada. Biasanya proses penyusunannya di bagi dalam 3 sesi. Sesi pertama membahas hal yang umum yang bersifat global keorganisasian. Sesi dua di partisi sesuai masing-masing bidang. Selanjutnya sesi tiga adalah review ulang semua hasil yang telah ada.
Family Day ( hari 7 )
Setelah berpikir dengan keras selama satu pekan, alangkah baiknya kita sedikit istirahat dan menguatkan tali kekeluargaan diantara kader. Bentuk family day bisa berupa olahraga bareng, perlombaan, makan bersama, atau jalan-jalan. Apapun itu yang terpenting semua kader merasakan kebahagiaan, sekalian untuk refresing untuk menyongsong satu periode mendatang. Setelah hari ketujuh ini selesai, Insya Allah Anda dan lembaga dakwah sudah lepas landas dan siap untuk menjalankan agenda dakwah yang ada.
0 komentar:
Post a Comment